Gestión de la Capacitación Optimizar el desarrollo de la mano de obra

¿Qué es la gestión de la capacitación?

La gestión de la capacitación se refiere a todo el proceso de gestión de los programas de formación y desarrollo de los empleados, desde la planificación de módulos específicos y métodos de impartición, la coordinación de empleados y recursos, y la ejecución de las sesiones de formación reales. Encontrar una forma de racionalizar estos procesos ayuda a las empresas a mejorar sus programas, garantizando que se adaptan bien a los sectores en evolución y, lo que es más importante, equipando plenamente a los trabajadores con las habilidades y conocimientos que necesitan para el éxito.

Importancia de la inspección

Los empleados son el activo número uno de la empresa. Las empresas prósperas y lucrativas comprenden que su éxito se debe al esfuerzo realizado por sus trabajadores. He aquí algunas razones por las que dar prioridad al desarrollo de los empleados es una obligación.

• Mejora el rendimiento de los empleados – Aparte de proporcionarles un entorno de trabajo seguro, una remuneración atractiva y buenas prestaciones, prepararles a fondo para el trabajo que tienen que hacer les da confianza. Todo ello les permite rendir mejor y ofrecer resultados de alta calidad. La evaluación del éxito de la formación puede verse no sólo a través de los resultados de los exámenes, sino a través de los KPI reales.

• Aumenta la satisfacción de los empleados – Los trabajadores valorados están más comprometidos. Ofrecer debates de aprendizaje continuo y sesiones de formación práctica hace que los empleados se sientan respetados porque la organización ha invertido en ellos. Esto eleva la moral, lo que, a su vez, beneficia a la empresa.

• Mejora la mitigación de riesgos y el cumplimiento de la normativa: cuando los empleados comprenden plenamente la importancia de la seguridad, la calidad y la sostenibilidad porque se les ha explicado bien, saben que desempeñan un papel importante en sus responsabilidades diarias. Con ello, la identificación de peligros, la mitigación de riesgos y el cumplimiento de la normativa se logran con eficacia.

Componentes clave de la gestión de la capacitación

Hay numerosos elementos a tener en cuenta a la hora de planificar y ejecutar un programa de formación. Algunas empresas lo incorporan todo, mientras que otras eligen unos pocos en función de sus recursos y objetivos. He aquí lo esencial:

Análisis de necesidades

Uno de los primeros pasos es identificar las necesidades de formación específicas de una organización. Ofrecer cursos genéricos y demostraciones de retorno a todo el mundo es contraproducente, ya que algunos pueden no necesitarlo. Para detectar las carencias de competencias, los directivos deben realizar un análisis de las necesidades mediante lo siguiente:

• Envía encuestas y formularios de feedback de 360 grados.

• Entrevista a los empleados uno a uno.

• Evalúa el rendimiento individual utilizando los KPI (Indicadores Clave de Rendimiento) actuales.

Desarrollo curricular

Un plan de estudios bien estructurado abarca los temas necesarios en función de las necesidades de la organización. A continuación se enumeran los factores a tener en cuenta:

• Establece objetivos de aprendizaje específicos, como la colaboración con proveedores externos, la comprensión de las señales no verbales de los clientes y la toma de iniciativa en el lugar de trabajo.

• Asegúrate de que los cursos se adaptan perfectamente a los objetivos. Los gestores pueden subcontratar estos materiales o crearlos desde cero.

• Enumera todos los materiales necesarios, como maquinaria o dispositivo para aprender, manuales impresos y presentaciones audiovisuales.

• Ten en cuenta las nuevas tendencias del sector, las mejores prácticas y las normativas, ya que afectan al plan de estudios, a las operaciones y a toda la organización.

• Programa un calendario realista y asigna recursos para todo el programa.

Además de crear este esquema, los directores deben asegurarse de que el plan de estudios sea atractivo. Recuerda que el éxito del aprendizaje requiere la plena implicación de los participantes, y no cooperarán en las actividades si la lección les parece repetitiva o poco estimulante.

Métodos de entrega

La formación presencial con prácticas sigue siendo considerada por la mayoría como la más eficaz, ya que los instructores pueden evaluar el compromiso. Sin embargo, esto no siempre es posible debido a las limitaciones de tiempo y recursos. La tecnología ha transformado el lugar de trabajo y ha demostrado que facilita el aprendizaje de forma más eficaz.

• Sincrónico – Es la forma más tradicional de aprendizaje, que incluye debates en persona, conferencias, simulaciones de equipos y formación en el puesto de trabajo. Esta categoría también podría incluir seminarios en directo por Zoom o Skype.

• Asíncrono – También conocido como aprendizaje a ritmo propio, este tipo permite a los alumnos estudiar un tema concreto a su propio ritmo. Los directivos pueden enviar módulos, casos prácticos o escenarios que los trabajadores pueden revisar durante las pausas o después de las horas de trabajo.

• Aprendizaje combinado – Como el término indica, se refiere a una combinación de modos síncronos y asíncronos. Permite la colaboración, pero también proporciona flexibilidad.

Evaluaciones de formación

La única forma de saber si el plan de estudios desarrollado es eficaz es mediante el seguimiento y la evaluación. Los directivos deben implantar un sistema que controle el progreso del programa, evalúe la retención de los alumnos y su aplicación en el puesto de trabajo, y lo compare con los objetivos establecidos inicialmente.

• Revisa los KPI (por ejemplo, mejora del rendimiento, reducción de errores, reducción más rápida del riesgo y aumento de la satisfacción del cliente) después de los programas de formación.

• Recoge los comentarios de los participantes, centrándote en sus opiniones sobre el contenido, el modo de impartirlo e incluso sus formadores.

• Utiliza herramientas como el Modelo de Taxonomía Kirkpatrick para evaluar la reacción y el comportamiento del alumno tras la sesión de formación. El Modelo Phillips ROI también es útil para medir los costes y los resultados de la formación.

Teniendo en cuenta los consejos anteriores, las empresas pueden ajustar los programas y adaptarlos a las necesidades de la organización y de los trabajadores para obtener resultados óptimos.

Aprovechar la tecnología para la formación en el lugar de trabajo

Como ya se ha dicho, la tecnología ha elevado el aprendizaje y la formación en el lugar de trabajo. Aunque sería difícil sustituir la formación y la tutoría en directo, la automatización de la formación tiene numerosas ventajas, como la flexibilidad, la accesibilidad y la rentabilidad.

Módulos digitales

El aprendizaje y la formación online se han hecho tan populares que las empresas siguen utilizándolos incluso después de la situación de trabajo desde casa provocada por la pandemia. A continuación se enumeran algunas de estas razones que te convencerán de invertir en esta mejor metodología:

• El contenido digitalizado no requiere un enorme espacio de almacenamiento, por lo que las empresas pueden llenar su biblioteca con miles de manuales, plantillas de exámenes, guías de formación y mucho más.

• El contenido puede ser interactivo o gamificado, lo que atrae más a los usuarios.

• Los usuarios pueden revisar los módulos de microaprendizaje en minutos y les resulta más fácil asimilarlos y retenerlos.

• Disponibles 24 horas al día, 7 días a la semana y en dispositivos móviles, los trabajadores pueden acceder a ellas de forma sencilla estén donde estén y en el momento que más les convenga.

Realidad Virtual (RV) y Realidad Aumentada (RA)

Formar a novatos en industrias de alto riesgo es una de las tareas más difíciles debido a los peligros inherentes al entorno. Las tecnologías inmersivas como la RV y la RA proporcionan simulaciones realistas, que permiten a los trabajadores aprender, sentirse desafiados en una situación concreta, y aumentar lentamente su confianza, sin los riesgos.

Sistemas de gestión de la capacitación

Las plataformas de gestión de la formación agilizan las tareas administrativas necesarias para planificar y gestionar los programas de formación. Este software dispone de funciones para estandarizar las plantillas de formación, asignar los recursos adecuados y supervisar el programa de principio a fin.

Una de estas herramientas es Formación de la plataforma SafetyCulture. Desde herramientas de creación de cursos fáciles de usar hasta intuitivos paneles de control del rendimiento, esta función «mobile-first» combina todas las herramientas que necesitas para gestionar todos tus programas de formación en un solo lugar.